当你在展会或平台上看到一款“合你胃口”的海外产品，第一反应往往是：怎么找到决策人？怎么谈下独家？怎么把合同签得既稳又能跑量？下面这份“从线索到签约”的实操笔记，尽量把每一步讲清楚。
一、先把“是谁、在哪、值不值”搞清楚
1.线索来源别单一
展会官网参展名录、行业协会会员名单、LinkedIn 关键词（产品+国家+“manufacturer/brand”）、YouTube/Instagram/TikTok 评测视频信息页的品牌邮箱、进口数据平台（如 Panjiva、ImportGenius）看其出口去向与量级。
B2B 平台只是入口，不是全部。最好交叉验证三处以上来源，避免“壳公司”。
2.快速尽调三件套
主体资质：当地公司注册信息（如英国 Companies House、欧盟 VIES 查 VAT、美国州务卿网站等）。
产品合规：是否有目的国必需认证（如 CE/UKCA、FCC、FDA/食品接触、REACH、RoHS、CPC 等），证书是否可溯源到真实检测机构与具体型号。
渠道冲突：官网“Where to buy”、Distributor 列表是否已有你目标市场的代理；亚马逊/Ebay/本地平台是否已有稳定价格体系。
3.先算账再动心
目的国关税与进口增值税、合规成本（检测、注册、标签语种）、物流时效与关税门槛、换汇与回款成本、售后履约成本（退换货、备件、维修）。
粗算“可承受渠道折扣+市场价带+推广预算”，确保签下后能跑得动。
二、首联络：一句话讲清“你是谁、能带来什么”
海外品牌每天会收到大量“求代理”的邮件。你的目标是让对方在30秒内判断“值得回”。
邮件标题：Potential Distribution Partnership in [Market/Country] – [Your Company]
开头三行原则：
1）你是谁（公司、类目、现有渠道/平台战绩）；
2）你要什么（区域代理/POP电商分销/线下连锁进入）；
3）你能给什么（销量目标、渠道资源、本地化服务、合规能力）。
简短英文模板（可按需微调）：
Subject: Potential Distribution Partnership in [Country] – [Your Company]
Hi [Name],
I'm [Your Name], [Title] at [Your Company]. We are a [category] distributor covering [channels: Amazon/ecom/retail chains] in [Country].
We’re impressed by your [product/model] and believe it fits [local demand/segment].
We can commit to [first 6-month purchase forecast], invest in [marketing/KOL/demo units], and handle [local compliance/service].
Could we schedule a 20-min call next week to discuss territory, pricing tier, and launch plan?
Best regards,
[Name] | [WhatsApp/WeChat/Phone] | [Website]
补充材料尽量一次给全：公司一页纸介绍（One-pager）、渠道清单与成绩截图（如亚马逊类目排名、线下门店数）、初步销量预测与市场定位。
三、样品验证：别省这点钱
技术验证：按目的国标准做基本安全与功能性测试，记录视频与报告；对标竞品做同场景 AB 测。
用户体验：找5–10位目标用户试用，收集痛点与使用场景反馈，形成“本地化改进清单”。
包装与标签：一次性把合规项补齐（语种、警示、功率/参数、售后信息、生产批次），避免后续二次返工。
小批试销：上架前先做“灰度上新”，看退货率、差评关键词、售后负担，保证上线就能稳住评分曲线。
四、谈判代理协议：抓住“能跑、能控、能退”三个核心
签得漂亮，不如跑得顺。协议里至少把这些“关键螺丝”拧紧：
1.领地与渠道
领地定义要清晰（国家/语言区域/平台范围），线上线下是否都覆盖。
渠道冲突条款：禁止品牌方绕过代理直供你的核心客户；品牌在同平台开自营需价格与库存规则对齐。
2.价格与利润
价目表与折扣级别（EXW/FOB/DDP），年度量阶梯折扣；最小起订量与补货周期。
MAP（最低广告价）与违规处罚；促销期价格协同机制。
3.目标与资源
销量 KPI 按季/年设定，并配套品牌责任：市场物料、样机、联合营销、培训与技术支持。
代理方权利：本地注册商标与店铺运营授权、品牌素材使用许可。
4.售后与质保
质保期、备件比例（如1–2%随货备件）、DOA/缺陷处理时限、RMA流程。
因质量问题产生的大面积退货，谁承担费用、如何换新或退款。
5.合规与知识产权
地区合规责任划分（认证、注册、环保责任EPR/电池/包装回收等）。
NNN/保密条款、侵权应对与共同维权机制。
6.结算与风险
付款条款（T/T、OA 30/60天、信用险）、币种与汇率波动协商机制。
供货保障与产能弹性（旺季前的锁单与交付承诺）。
退出机制：未达标宽限期+整改计划，触发解除的情形与库存清理方案。
小提示：签正式长约前，可先签 6 个月试运行 + 目标达成后自动转正的“过渡期条款”。
五、沟通与推进：别把“快”交给对方
a.节奏表：把沟通日程写成“作战表”（首会→样品→评测→小批试销→合规→首单→联合发布），每一步有Owner与日期。
b.一个窗口原则：对外只设1位项目经理，避免多头沟通信息打架。
c.会议纪要：每次会后 24 小时内发纪要+行动清单，减少理解偏差。
d.文化差异：
美国/加拿大：直奔主题、讲数据与结果，准备 ROI 预测与售后方案。
德国/北欧：重合规与流程，文档完备最重要。
日本：讲究稳定与承诺，时间线宁慢勿变，多给“无惊喜”的预期管理。
东南亚/拉美：决策链更长，节日节气影响节奏，要预留缓冲期，并注意 WhatsApp等即时沟通。
六、启动与扩张：别一上来就“铺太广”
1）30/60/90 天计划
30 天：完成上架与首波种草（KOL测评、短视频内容）、站点基础广告盘活。
60 天：优化Listing与创意、建售后SOP、渠道价格体系稳定。
90 天：联合营销活动、线下样机展示、复盘补货节奏，准备第二款或配件组合。
2）集中火力打一个子品类，拿下 2–3 个“关键词/渠道位”的稳定排名与复购，再横向扩张。
3）节日营销日历提前一年排好（Prime Day、返校季、黑五网一、圣诞、当地大促），不临时抱佛脚。
七、常见坑位清单
协议写“独家”，却没写 KPI 与退出机制，导致“独家不独”。
只谈价格不谈 MAP，最后价格体系被压崩，品牌形象受损。
忽视售后成本，退换货与备件没算清，利润被“售后黑洞”吃掉。
合规证书只拿到“影印件”，不能追溯到具体型号与测试报告。
未做小批试销就大单铺货，一旦评价走低，拉不回来了。
英文跟进邮件的小技巧
周期性“价值式跟进”：分享本周用户反馈、广告转化、测试数据截图，而不是“Hi, any update?”
永远提出“一个具体的下一步”：Could we align on the first 3 SKUs and MOQ this week?
重要节点用 Calendar 邀请，避免对方忘记或推迟。
适合中国商家的工具与渠道
找线索：LinkedIn Sales Navigator、Apollo、Crunchbase、Panjiva/ImportGenius。
尽调：Dun & Bradstreet、目的国企业登记处、欧盟 VIES、FDA/UL/SGS数据库（按品类查询）。
协作：Notion/飞书多时区项目板、DocuSign 电子签。
渠道验证：Similarweb/SEMrush 评估品牌站流量结构；Keepa/卖家精灵看平台价格与排名轨迹。
一个简短的落地案例（简单说说）
我们锁定一款北欧小家电，确认有 CE/ERP 能源标签与RoHS。
灰度试销 300 台：前 14 天广告 ACOS 45%→第 28 天降至 22%，退货率 3.1%，好评集中在“静音与颜值”，差评集中在“说明书不友好”。
迭代：增加多语说明书与短视频安装指南，设置 MAP，增加 2% 备件随货。
90 天复盘：Best Seller Rank 稳定进前 5%，开始谈第二款同系列进入。
对接海外厂商、拿下代理，不是“发封邮件等奇迹”，而是一条有章法的流程，把一条线跑通，比什么都重要。等你的第一款产品在一个市场跑顺了，第二款、第二个市场，自然就来了。
